Postfachanlagen gibt es schon sehr lange, sie erlauben es den Nutzern, flexibel auf ein Postfach zuzugreifen. Die Post wird in der Anlage sicher aufbewahrt, auch wenn Nutzer über längere Zeit nicht anwesend sind und daher das Postfach nicht leeren können. Die Post bietet zu diesem Zweck jedermann zu sehr günstigen Konditionen ein Postfach an, aber auch grössere Firmen benötigen für ihre Postlogistik oftmals eigene, wenn möglich intelligente Postfachanlagen.

www.syspost.ch

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Wie funktionieren intelligente Postfachanlagen?

Intelligente Anlagen für die Postverwahrung verschaffen dem traditionellen System vor allem in Firmen einen völlig neuen Stellenwert. Sie vereinfachen das Poststellenmanagement und senken die Kosten durch diese Optimierung. Die Postfächer werden mit einer Software gesteuert, die das Management der Reorganisation und Fachzuordnung steuert. Das hängt damit zusammen, dass in agilen und gleichzeitig komplexen Firmen ständige Veränderungen in Gebäuden und Abteilungen an der Tagesordnung sind. Postfächer werden also auch fortwährend neu zugeordnet. Die intelligente Postfachanlage kann nun so integriert werden, dass die Daten stets nur einmal einzupflegen sind. Die Zustellung erhält die gewünschte Ordnung mit minimalem Zeitaufwand. Als sehr vorteilhaft erweist sich die dynamische Fachzuordnung, bei der nur dann ein Postfach zugewiesen wird, wenn für den speziellen Empfänger tatsächlich Postsendungen angekommen sind. Sobald das Postfach geleert wurde, ist es automatisch wieder frei. Die zentrale Erfassung der eingehenden Post ist in diesen Prozess integriert. Jeder Posteingang erhält einen Aufdruck mit Informationen zur Nummer in der hausinternen Postfachanlage, anschliessend kann die Briefpost schnell und unkompliziert nach Fachnummern eingelegt werden. So eine intelligente Briefkastenanlage ist in den betriebsinternen Prozess der Sendungsverfolgung nahtlos integriert, weil das Befüllen und Leeren des Postfachs softwaregestützt protokolliert wird. Dass also eine Postsendung in der falschen Abteilung landet und dort wochenlang liegen bleibt, kommt nicht mehr vor.

Zugang zu den Postfachanlagen

Der Zugang erfolgt elektronisch per Dienstausweis mit RFID, Barcode, PIN oder QR-Code. Damit ist das Postfach sicher. Das bedeutet auch, dass normale Briefe und Pakete, aber auch wichtige und sehr vertrauliche Dokumente unbesorgt in die intelligente Postfachanlage einsortiert werden können. Die Postfachanlage kann eine interne Packstation sein, die auch deshalb gut funktioniert, weil bereits bei Ihrer Konzipierung der unternehmensspezifische Sendungsmix und alle Anforderungen an den internen Verteilungsprozess berücksichtigt werden. Die autarke intelligente Anlage wird in der Regel gerade zu dem Zweck genutzt, dass Sendungen vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Dieser droht immer, wenn ein Brief auf dem falschen Schreibtisch landet. Das passiert in Unternehmen mit vielen Abteilungen und vielen Tausend Postsendungen pro Tag mehr oder weniger regelmässig. Durch den Einsatz von Dienstausweise mit Codierung per RFID, QR-Code oder anderen Varianten entsteht ein sicherer Prozess: Nur befugte MitarbeiterInnen erhalten die an sie adressierte Post. Damit sind sogar Einschreiben sicher. Beim Abholen kann immer nur eine Person ihr Postfach öffnen, weil die Postfachanlagen andere Fächer während des Vorgangs automatisch sperren – die Anonymität bleibt gewahrt.

Weitere Infos zur Postfachanlagen auf www.syspost.ch erfahren.

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